Czy wiesz, że to, jak wygląda obieg dokumentów w firmie, mocno przekłada się na jej sprawne funkcjonowanie? W tym artykule odpowiemy, czy obecnie lepiej postawić na tradycyjną, czy na elektroniczną wersję obiegu dokumentów.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – kilka zalet, sporo wad
Zacznijmy od zalet.
Pierwszą z nich jest prostota. Obieg dokumentów w wersji tradycyjnej nie wymaga ani wdrożenia, ani szkolenia pracowników z obsługi specjalistycznego oprogramowania. Nie wiąże się więc z dodatkową inwestycją czasu i pieniędzy.
W tym momencie listę zalet można w zasadzie zamknąć. Okazuje się bowiem, że tradycyjny obieg dokumentów w firmie nie ma do zaoferowania nic, czego nie zapewniłby obieg w wersji elektronicznej (o czym niżej). Ma natomiast sporo wad.
Pierwszą z nich jest czasochłonność związana z przetwarzaniem, wyszukiwaniem i gromadzeniem dokumentacji fizycznej. Drugą – niskie bezpieczeństwo przechowywanych danych (łatwiej je podejrzeć, wykraść, mogą ulec uszkodzeniu itp.). Przekłada się to na kolejne wady tradycyjnej formy: komunikacyjny chaos, wyższe koszty (logistyki, obsługi, utylizacji czy zatrudnienia dodatkowych osób), gorszą transparentność danych czy spadek produktywności działań związany z większym ryzykiem błędów.
Warto zatem zadać sobie pytanie…
Co zapewnia Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie eliminuje praktycznie wszystkie wady obiegu tradycyjnego. Oprogramowanie dedykowane charakterowi oraz potrzebom konkretnego przedsiębiorstwa pozwala oszczędzić mnóstwo czasu, pieniędzy i nerwów. Gwarantuje porządek w dokumentach oraz bezpieczeństwo danych.
EOD tworzy nowoczesne, łatwo dostępne cyfrowe środowisko pracy. Można z niego korzystać z praktycznie każdego miejsca na Ziemi. To rozwiązanie szczególnie przydatne w przypadku pracy zdalnej, hybrydowej lub gdy posiadasz oddziały w różnych częściach kraju albo świata. Dokumentację można prosto i błyskawicznie przesyłać pomiędzy pracownikami, mając do niej pełny wgląd, dzięki czemu wszelkie procesy stają się transparentne.
Elektroniczny obieg dokumentów to również ekologia, którą można wykorzystać do poprawy wizerunku swojego przedsiębiorstwa. Firmy dbające o środowisko są dziś cenione na rynku międzynarodowym. Traktowane są nie tylko jako wyznaczające przyszłe standardy, ale i godne zaufania.
Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Odpowiedź na postawione wyżej pytanie wydaje nasuwać się sama. Dziś coraz więcej firm odchodzi od tradycyjnego obiegu dokumentów, wprowadzając rozwiązania cyfrowe. Choć każde z nich wymaga wdrożenia i przeszkolenia pracowników z obsługi, wiążąc się z dodatkowymi kosztami, to przynosi realne korzyści w perspektywie kolejnych lat. Zakup i wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów warto potraktować nie jako wydatek, ale inwestycję w przyszłość.
Wybór platform EOD jest obecnie dość szeroki. Warto wybierać sprawdzonych dostawców, którzy zrozumieją oczekiwania i cele Twojej firmy. Pamiętaj, że każde wdrożenie powinna poprzedzić głęboka analiza potrzeb przedsiębiorstwa, wyznaczająca strategię kolejnych działań.
Dodaj komentarz